Tietosuojaseloste

Tämä on Hankintapalvelu Verkonmerkki EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 14.10.2023. Viimeisin muutos 14.02.2024.

1. Rekisterinpitäjä

VMI Consulting / Hankintapalvelu Verkonmerkki, Syvärannankuja 1 B, 04310 Tuusula

2. Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

VMI Consulting/ Hankintapalvelu Verkonmerkki, asiakaspalvelu(at)verkonmerkki.com

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista/tuotteista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Kerro tässä myös tietojen säilytysaika, mikäli mahdollista. Kerro myös, jos tiedot esimerkiksi anonymisoidaan tietyn ajan kuluttua.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen. 

Tämä sivusto kerää informaatiota käyttäjistä viidestä lähteestä:

• Evästeet sivustolla keräävät tietoa mm. IP-osoitteesta, lokaatiostasi maatasolla, katsomistasi sivuista, kategorioista ja brändeistä sekä tekemistäsi toimenpiteistä sivustolla (klikkaukset ja haut).
• Ostotapahtumien osalta keräämme tietoa mm.demografisista tekijöistä, sähköpostiosoitteista, maksutiedoista, ostetuista tuotteista, ostojen määristä, alennuksista, ostetuista brändeistä ja ostotapahtumien tiheydestä. Lisäksi lähetämme ostotapahtumaan liittyviä sähköposteja, kuten tilaus- ja toimitusvahvistuksia sekä palautusvahvistuksia.
• Lähettämiemme viestien (sähköposti, tekstiviesti, suorapostitus tai puhelut) osalta keräämme tietoa reaktioistasi viesteihin, esimerkiksi viestien avausprosenteista, klikkiprosenteista ja viestien lukemiseen käytetystä ajasta, lähettäjän verkkotunnuksesta ja sähköpostin vastaanottamiseen käytetyistä sovelluksista.
• Keräämme itse meille antamaasi informaatiota, esim. omaan asiakasprofiiliisi lisäämäsi tiedot lempibrändeistäsi.)
• Keräämme tietoa luottotiedoista kolmannen osapuolen arviointeja suorittavilta toimijoilta.

Informaation keräämisen syyt palvelevat useita eri osa-alueita:

• Täyttääksemme velvollisuutemme sinulle asiakkaana koskien esim. Ostotapahtumia, laskutusta, asiakaspalvelua ja käyttäjätiliäsi.
• Palvellaksemme asiakkaitamme sähköpostitse, chatissa ja puhelimitse, vastataksemme kysymyksiisi koskien tilauksiasi tai aiempia tilauksiasi, korjataksemme virheitä ja opastaaksemme asiakkaita.
• Tarjotaksemme inspiroivaa sisältöä, tuotteisiin ja palveluihin liittyviä tarjouksia sekä esittääksemme personoituja suosituksia verkkosivustoilla, sähköpostitse, tekstiviestitse, suorapostituksella, puhelimitse tai kolmannen osapuolen mainonnan kautta.
• Kehittääksemme asiakaskokemusta personoimalla käyttökokemustasi sekä kehittämällä uusia ominaisuuksia, palveluita ja tuotteita. Hallinnoimme, suojelemme, operoimme ja ylläpidämme samalla verkkosivustojamme, ylläpidämme järjestelmiä ja niiden turvallisuutta sekä keräämme kootusti statistiikkaa sivuston käytöstä ja ostoista kehittääksemme ymmärrystämme asiakkaidemme mieltymyksistä.
• Petos ja riskit. Ehkäistäksemme petoksia ja tehdäksemme riskiarvioita.
• Lainsäädäntö. Täyttääksemme lainsäädännössä asetetut vaatimukset.

 

5.1 Datan säilytysajat

Säilytämme henkilökohtaista informaatiotasi niin kauan, kuin se on tarpeen täyttääksemme ne tarkoitukset, jotka on määritelty näissä ehdoissa, ellei pidempää säilytysaikaa vaadita lain mukaan lakisääteisten, verotuksellisten tai muiden säädösten, tai muiden pätevien ja lainmukaisten yritystoimintaan liittyvien tarkoitusten täyttämiseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).